Daily Scrum: Set-up verstehen und als Agile Coach nutzen
Agile Methoden sind in der Geschäftswelt weit verbreitet. Eine der bekanntesten agilen Methoden ist Scrum. Im Scrum Guide werden 5 Events definiert, die den Scrum Prozess beschreiben. Darunter auch das Daily Scrum. Das Daily Scrum ist ein tägliches Meeting, das dazu dient, den Fortschritt des Entwicklerteams zu besprechen und sicherzustellen, dass das Team aufeinander abgestimmt ist. In diesem Artikel werden wir das Daily Scrum ausführlicher betrachten und die Fragen beantworten, die Agile Coaches sehr beschäftigen. Des Weiteren werden wir auch die übrigen 4 Events betrachten, die im Scrum Prozess definiert sind.
"Das nächstes Jahrhundert zeichnet sich durch Führungspersönlichkeiten aus, die andere Menschen befähigen können."
Daily Scrum: Definition nach Scrum Guide
#1 Daily Scrum: Was ist zu tun?
In diesem Abschnitt konzentrieren wir uns auf 5 Key Facts zum Daily Scrum. Zuerst zeigen wir, was die Definition von Scrum ist und was der Scrum Guide für den Daily Scrum empfiehlt. Darüber hinaus teilen wir Best Practices für den Daily Scrum: Was können Agile Coaches aus dem Scrum Guide übernehmen, wie können sie den Daily Scrum für ihre Zwecke anpassen und was sollten sie im Daily Scrum auf keinen Fall tun.
Der Daily Scrum ist ein tägliches Meeting mit einer Time Box von 15 Minuten. Der Daily Scrum zeichnet sich dadurch aus, dass es eine Art Stand-up ist, d.h. alle Teilnehmer eines Meetings stimmen sich kurz und prägnant ab. Für die Abstimmung im Daily Scrum werden 3 Fragen gestellt:
- Was hat das Entwicklerteam gestern getan, um das Sprintziel zu erreichen?
- Was macht das Entwicklerteam heute, um das Sprintziel zu erreichen?
- Auf welche Hindernisse ist das Entwicklerteam beim Erreichen des Sprintziels gestoßen?
Aus diesen Fragen ist bereits ersichtlich, dass der Daily Scrum stark auf die Rolle des Scrum Masters und das Entwicklerteam zugeschnitten ist. Im folgenden 5 Key Facts zum Daily Scrum.
Wie oben bereits erläutert, werden im Daily Scrum 3 Fragen besprochen. Innerhalb der Time Box von 15 Minuten sollte jedes Mitglied aus dem Entwicklerteam 1-2 Minuten für die Beantwortung der genannten Fragen verwenden. Dabei besteht ein Entwicklerteam nach Scrum aus 3 bis 9 Mitgliedern. Der Scrum Master und der Product Owner werden dabei nicht mitgezählt.
#2: Wer sollte an einem Daily Scrum teilnehmen?
Nach Scrum wird der Daily Scrum durch den Scrum Master organisiert und vom Entwicklerteam selbstorganisiert durchgeführt. Die Teilnehmer sind also der Scrum Master und die Mitglieder des Entwicklerteams. Andere Personen können am Daily Scrum teilnehmen, sollten das selbstorganisierte Event aber keinesfalls stören.
#3: Was wird in einem Daily Scrum besprochen?
Das Daily Scrum dient dazu, den Fortschritt, die Hindernisse und die nächsten Schritte des Entwicklerteams zu besprechen. Der Daily Scrum dient zur Abstimmung und der gemeinsamen Suche nach Lösungen, um das Sprintziel zu erreichen. Das tägliche Meeting stellt sicher, dass Probleme frühzeitig erkannt werden, um gemeinsam Lösungen zu finden.
#4: Warum Daily Scrum?
Der Daily Scrum ist ein wichtiger Bestandteil im Scrum-Prozess und neben dem Sprint einer der wichtigsten Events in Scrum. Der Daily Scrum hilft, die Kommunikation innerhalb des Entwicklerteams zu verbessern, die Teammitglieder zu koordinieren und sicherzustellen, dass das Entwicklerteam in die gleiche Richtung arbeitet.
# 5: Wie lange dauert ein Daily Scrum?
Ein Daily Scrum dauert laut Scrum Guide maximal 15 Minuten, kann aber auch früher beendet werden. Im Daily Scrum sollte sichergestellt werden, dass alle Herausforderungen besprochen und ein Weg nach vorn definiert werden. Eine Time Box von mehr als 15 Minuten birgt die Gefahr, dass das Meeting ineffizient wird, viele Diskussionen aufkommen und wenig wertvolle Schritte nach vorn besprochen werden.
Daily Scrum: 3 Tipps für Agiles Coaches
Der Hintergrund von Scrum und dem dazugehörigen Scrum Guide sind agile Teams für die Softwareentwicklung. Der Daily Scrum ist so konzipiert, dass der Scrum Master als Servant Leader den selbstorganisierten Entwicklerteams einen Rahmen bietet, um sich täglich abzustimmen und das Sprintziel zu erreichen.
Inzwischen gibt es zahlreiche Unternehmen, die ebenfalls Scrum und Komponenten aus dem Scrum Framework nutzen, aber nicht zwingend in der Softwareentwicklung tätig sind. Wie können Sie also als Agile Coach den Daily Scrum für sich nutzen? Hier 3 Tipps für Agile Coaches.
Tipp 1: Mit guten Nachrichten beginnen
Grundsätzlich eignet sich ein Daily oder Bi-Daily zur Abstimmung innerhalb eines Teams. Ähnlich wie beim Entwicklerteam können Sie Ihr Team fragen: „Was haben wir gestern getan, um unser Sprintziel zu erreichen?“ Ebenso ist es sinnvoll herauszufinden, welche aktuellen Herausforderungen es gibt, um das Sprintziel zu erreichen.
Eine Erfolgsformel für Dailys oder Bi-Dailys besteht darin, positive Ergebnisse hervorzuheben. Ihre Teammitglieder haben hart gearbeitet, um ein Ziel zu erreichen. Loben Sie das Team dafür und kommunizieren Sie auch die guten Nachrichten.
Tipp 2: Ablauf eines Daily
Genau wie beim Scrum Daily ist auch hier eine Time Box sinnvoll, da Meetings schnell ineffizient werden und in Diskussionen ausarten können. Sie müssen als Agile Coach nicht unbedingt ein Zeitfenster von 15 Minuten festlegen, sondern können das Meeting auch auf 30 Minuten ausdehnen.
Wichtig für Sie als Agile Coach ist, dass Sie sich vor Augen halten, dass im Scrum das Sprintziel definiert wird. Deshalb sollten Sie sich und Ihrem Team ein Ziel setzen, um den Daily effizient nutzen zu können. Sie können genau wie bei Scrum ein oder zwei Wochen als Zeitspanne für die Zielsetzung festlegen und im Daily die Frage stellen, was das Team gestern unternommen hat, um das Ziel zu erreichen, was die Herausforderungen waren und was das Team heute unternimmt, um das Ziel zu erreichen.
Tipp 3: Wer sollte teilnehmen?
Der Scrum Guide definiert, den Daily Scrum als ein Event für das Entwicklerteam, um Fortschritte und Herausforderungen zu besprechen. Der Scrum Master unterstützt das Entwicklerteam lediglich, weil der Scrum Guide davon ausgeht, dass die Entwicklerteams selbstorganisiert sind.
Wenn Sie als Agile Coach Dailys oder Bi-Dailys durchführen, kann es sein, dass keine Entwicklerteams am Meeting teilnehmen. Wer sollte dann am Daily teilnehmen? So viele Teilnehmer wie nötig und so wenige wie möglich. Sie haben zwei Möglichkeiten: Entweder Sie orientieren sich am Scrum und beschränken die Teilnehmer auf 3 bis 9.
Oder Sie wenden die Faustregel von Jeff Bezos an. Er hält keine Meetings ab noch nimmt er daran teil, wenn die Teilnehmerzahl so groß ist, dass zwei Pizzen nicht ausreichen, um alle Teilnehmer satt zu bekommen. Amerikanische Pizzen sind zwar etwas größer als italienische, aber ich denke, die Message ist angekommen.
Achten Sie auch darauf, ob Personen am Meeting teilnehmen, die nicht eingeladen wurden. Fragen Sie die uneingeladenen Teilnehmer, was Sie über das Thema des Meetings denken und wie sie helfen können, das Thema voranzubringen. Sie werden bald feststellen, dass die meisten Zaungäste ihre Meetings nicht mehr hijacken.
3 Tipps für den Daily Scrum
- Starten Sie mit guten Nachrichten, um ein angenehmes Arbeitsumfeld zu schaffen
- Versuchen Sie herauszufinden, welche Herausforderungen Ihr Team bei der Zielerreichung hat
- Laden Sie nur die Leute in Ihre Meeting ein, die Ihnen bei der Zielerreichung helfen können
Vom Daily Scrum zum Scrum Prozess
Coachaholic empfiehlt, dass Sie als Agile Coach den Daily Scrum nutzen, um weitere Bestandteile aus Scrum Prozess in Ihre Arbeitsweise aufnehmen.
Neben dem Daily Scrum gibt es 4 weitere Events, die den Scrum Prozess beschreiben. Bekanntlich ist der Sprint das Herz von Scrum. Alle anderen Events drehen sich um den Sprint. Im folgenden Abschnitt finden Sie die Definition dieser Events aus dem Scrum Guide sowie praktische Tipps für Agile Coaches.
#1 Der Sprint: Definition nach Scrum
In Scrum dreht sich alles um den Sprint. Deshalb bezeichnet der Scrum Guide den Sprint auch als das Herz von Scrum. Neben der Dauer des Sprints ist das Ziel von entscheidender Bedeutung. Jeder Sprint hat nach Scrum ein Ziel: Am Ende des Sprints soll ein funktionierendes Stück Software abgeliefert werden.
Nach Scrum darf ein Sprint nicht länger als 4 Wochen dauern. Damit definiert Scrum klar die maximale, nicht aber die minimale Dauer. In der Praxis werden die Sprints von Entwicklerteams meist auf 2 Wochen definiert. Hintergrund ist, dass in der Praxis die Meinung vorherrscht, dass Sprints nicht kürzer als 2 Wochen dauern sollten, z.B. nur eine Woche, weil dadurch mehr Overhead entsteht. Jeder Sprint besteht aus einem Sprint Review, einer Sprint Planung und einer Sprint Retrospektive. Jedes dieser Scrum Events kostet Zeit.
Der Sprint: Tipps für Agile Coaches
Definieren Sie gemeinsam mit Ihrem Team Quartalsziele in Form von OKRs, und brechen Sie diese Ziele in entsprechende Sprints herunter. Denken Sie daran, dass zu kurze Sprints, z.B. von einer Woche, den Overhead erhöhen. Sie müssen dann einen Review, eine Planung und eine Retrospektive nach Scrum durchführen. Ist der Sprint länger als 4 Wochen definiert, verlieren Sie den Bezug zwischen Planung und Realität und die Feinjustierung innerhalb der Sprints dauert zu lange.
Denken Sie auch unbedingt daran, dass das Ergebnis Ihrer Ziele kundenorientiert sein sollte. Stellen Sie sich die Frage, was Ihre Kunden nach einem Quartal oder einem Sprint können sollten oder welche Probleme Sie dadurch lösen.
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#2 Sprint Planung: Definition nach Scrum
Das Sprint Planning ist der erste Schritt bei der Umsetzung von Scrum. Bei der Sprint Planung werden zwei Fragen gestellt:
- Was ist das Product Increment, das nach dem Sprint ausgeliefert wird?
- Wie wird die Arbeit erledigt, um das definierte Product Increment auszuliefern?
Um es noch einmal zu verdeutlichen: Sie entwickeln keine Software, Technologie oder Produkt zum Selbstzweck. Sie erstellen ein Product Increment, um Ihren Kunden etwas zu ermöglichen oder ein Problem für Ihre Kunden zu lösen.
Das Sprint Planning ist ein strategisches Meeting, in dem das Team die Arbeiten auswählt, die während des Sprints umzusetzen sind. Durch das gemeinsames Ziel und die Auswahl der Aufgaben wird sichergestellt, dass die Arbeit effizient organisiert wird. An der Sprintplanung können neben dem Scrum Master und dem Entwicklerteam auch andere Ansprechpartner teilnehmen, um Fragen zu beantworten oder Details zu klären.
Sprint Planung: Tipps für Agile Coaches
Legen Sie ein Ziel für den nächsten Sprint fest. Fragen Sie sich, ob das Ziel dazu dient, dem Kunden etwas zu ermöglichen oder ein Problem im Sinne des Kunden zu lösen. Handeln Sie immer im Interesse Ihrer Kunden und versuchen Sie, die Kundenerfahrung zu verbessern.
Brechen Sie die in einem Sprint geplanten Arbeiten auf und schaffen Sie Transparenz, was pro Tag erledigt werden muss. So haben die Teams Tagesaufgaben und können im Daily besprechen, ob das Tagesziel erreicht wurde oder welche Hindernisse zu überwinden sind.
#3 Sprint Review: Definition nach Scrum
Sprint Reviews sind eine großartige Gelegenheit für die Teammitglieder, ihre Arbeit und Ergebnisse zu präsentieren. Sie sind auch eine Möglichkeit, Feedback von interessierten Stakeholdern einzuholen und festzustellen, inwieweit das Team seine Ziele erreicht hat. Im Sprint Review ist auch eine ausgezeichnete Chance, um zu überprüfen, ob das Team auf dem richtigen Weg ist, und um die gemeinsamen Verantwortung im Team zu stärken. Wenn das Team seine Arbeit mit anderen teilt und Feedback von Stakeholdern erhält, kann es seine Praktiken und Prozesse verbessern und seine Arbeitsleistung optimieren.
Sprint Review: Tipps für Agile Coaches
Laden Sie alle wichtigen Teilnehmer zum Sprint Review ein. Stellen Sie zunächst einmal fest, was geplant war und was das Team erreicht hat. Das Ergebnis der gelieferten Product Increments sollte sein, dass Sie für Ihren Kunden etwas ermöglichen oder ein Problem lösen.
Sie sollten auch verstehen, was Ihr Team geplant, aber nicht erreicht hat. Es geht nicht darum, Ihr Team dafür zu verurteilen, sondern vor allem darum, herauszufinden, was die Hindernisse für das Erreichen des Sprintziels waren.
Noch einmal, es geht bei Scrum und allen anderen agilen Frameworks darum, dass Sie mit Ihrem Team während des Umsetzungsprozesses lernen.
#4 Sprint Retrospektive: Definition nach Scrum
Die Sprint Retrospektive ist der letzte Scrum Event. In der Sprint Retrospektive geht es darum, dass das Team bespricht, was im Sprint gut gelaufen ist und was im nächsten Sprint verbessert werden soll.
Neben der Auflistung der Verbesserungen ist auch ein Umsetzungsplan Teil der Retrospektive. Welche Maßnahmen, Tools oder Prozesse werden benötigt, um die Arbeitsweise effizienter zu gestalten?
Sprint Retrospektive: Tipps für Agile Coaches
Die Sprint Retrospektive ist das letzte Scrum Event. In diesem Event sollten Sie überprüfen, ob Sie und Ihr Team das Sprintziel erreicht haben und ob auch die nötige Qualität erreicht wurde.
Seit der Etablierung von Amazon und Apple sind die Erwartungen von Kunden und Usern relativ hoch. Aus diesem Grund sollten Sie nicht nur überprüfen, ob Sie Ihr Sprintziel erreicht haben, sondern auch, ob die Qualität der Ergebnisse stimmt.
Vergessen Sie dabei nicht, Ihr Team für gute Ergebnisse zu loben und Maßnahmen für die Verbesserung der Arbeitsweise zu sammeln. Erstellen Sie einen Plan, in dem in einer Spalte Verbesserungsvorschläge, in der nächsten zu ergreifende Maßnahmen und in der letzten Spalte die für die Umsetzung verantwortliche Person eingetragen werden.
Legen Sie für die Retrospective eine Time Box von 45 Minuten pro Sprintwoche fest. Wenn Ihr Sprint auf 2 Woche definiert ist, beträgt die Time Box 1:30h.
Fazit: Daily Stand-up für Agile Coaches
Als Agile Coach können Sie das Daily Stand-up als Ausgangspunkt wählen, um die Arbeitsweise in Ihrem Team zu verbessern. Beginnen Sie mit dem Stand-up und fragen Sie, was das Team gestern unternommen hat und was es heute unternimmt. Fragen Sie auch, auf welche Hindernisse das Team bei der Umsetzung gestoßen ist.
Ist Ihnen etwas aufgefallen? Es fehlt der Sprint mit einem klaren Ziel. Beginnen Sie deshalb möglichst bald mit der Sprintplanung. Was wollen Sie im nächsten Sprint erreichen? Was ist Ihr Sprintziel und welchen Nutzen haben Ihre Kunden von dem Ergebnis?
Führen Sie am Ende des Sprints ein Review durch, um festzustellen, was Sie geplant hatten und was Sie als Team erreicht haben. Schließen Sie mit der Retrospective an das Review an und überlegen Sie, was gut gelaufen ist und was verbessert werden sollte. Loben Sie Ihr Team für die erzielten Erfolge. Erstellen Sie einen Umsetzungsplan für die Verbesserungsvorschläge, um die PS auf die Straße zu bringen.
